「食ジム」第８１回を開催しました。

テーマは

「ミーティング・会議じょうずになるためのポイントとは」

（座長　佐藤由起子さん

　アドバイザー　大橋禄郎先生、影山なお子、

　時間　10時30分～17時30分）

栄養士さんの中でも、

行政栄養士さん、

企業においては管理職クラスの方々は、

毎日ほぼ会議で時間が費やされる……、

とおっしゃる方も少なくありません。

そういう環境であっても、

栄養士という専門性のある職業だからか、

「会議とは何か」

「会議をより有効にするためのコミュニケーション力」

　について、各々が議論する場は、

　ほとんどない……現状に気づかされます。

佐藤座長は、以下の項目で進行されました。

１．ミーティングや会議で、

　　私がストレスに感じるのはこんなところ。

２．スカッとさわやか。わが人生における

　　「ベストミーティング」or 「ベスト会議」を

　　あげるとすれば……。

　　いつ、どこで、どんなメンバーで、

　　こんな話し合いをしたときのこと。

３．ミーティングや会議に参加するときの私の流儀。

４．「ワースト・ミーティング」or 「ワースト会議」

　　をチェックする。

５．よいミーティング、よい会議にするための条件を

　　100個あげるとすれば……。

佐藤座長は、アドバイザーの

大橋禄郎先生のご指摘によって、

「ミーティング」と「会議」の違いについて

次のように定義をされました。

●ミーティングの定義

・３人以上の公的な（余暇活動を含む社会活動）話し合い。

・かならずしも議題が決まっていないことも多い。

　定期、不定期、臨時に行なう。

　報告、連絡、定例の顔合わせなど。

　議長・進行役などを置かず、

　上長、担当者などが進める場合もある。

●会議の定義

・３人以上の公的な、進行ルールのある話し合い。

・議題があり、日時などは事前に通達する。

・議長または座長を置き、

　原則として発言は　議長等の指名または許可を得て行なう。

・書記担当を置き、議事を記録する。
・意見が分かれたときは、多数決をもって決する。

さて、まずは全員が発表する

「ミーティングや会議で、

　　私がストレスに感じるのはこんなところ」から。

参加者１４名全員が、

ミーティングや会議に関して、

ストレスを感じていることが

改めてよくわかりました。

・方向性がわからない会議。

　雑談になってしまいがちになったり、

　単なる井戸端会議になってしまったり。

・声が小さい進行か係。

　何度指摘しても変わらず、

　参加している全員が、聞こえていない状況で

　毎日ミーティングが進められる。

・会議の間、自分の意見を堂々と発言せず、

　コソコソと隣の人と話している人がいる。

・毎回同じ内容の会議。何を話したのかほとんど覚えていない。

・「情報交換しましょう」という名目だが、

　相手はこちらの必要とする情報を持っていない。

・ボランティアで運営している団体の会議で、

　会議経験のない主婦の方々がしきっていること、

　ボス的な存在の人には、
意見を言っても聞いてもらえない。

　なんのための会議なのか……と戸惑う。

・店長会議で、売上が悪い店舗の店長が、

　毎回やり玉にあがり、
同じことを指摘され続けている。

　傍から見ていても、
その店長の意欲は感じられなかった。

　そのため、参加していて辛かった。

　「どうして改善しようとしないのか」が
いつも不思議だった。

・病院での会議のとき、

　「さあ、忌憚なく
みんなの現場の意見を教えてほしい」

　と院長に促され、現状を話したら、

　「そんなはずはない」と、キレてしまわれた。

・会議でみんなの承諾がとられたはずなのに、

　後日、その会議の報告書が
メールで送信されると、

　毎回、内容が変わっている。

　なんのために会議をしているのかがわからない。

・ある心理学系の会議に参加したとき、

　初参加にもかかわらず、

　全員がニックネームで呼び合っていたのに

　違和感があった。

・「質問がまったく出ない（出さない？）」会議。

出るわ、出るわ……みなさまのストレス度は

冒頭のこの項目でマックスに！

みんな、こんなに我慢していたのね！！

というくらい、

イキイキとご発表くださいました。

その一方で、

次の「わが人生における、
〝ベストミーティング〟、あるいは、
〝ベスト会議〟」についての発表は少数。

学校の栄養士さんからは、

「学校栄養士の会議で、

　会長さんの司会進行がとてもスムースで、

　参加した後もすっきり、さわやかな後味になる」

とご発言。

よくよく聞けば、

その会議のトップの栄養士さんが

「とにかく感じがよい方なんです。

　服装もきちんとされている方」

その感じよさが、会議の成功へと

結びついているとご発言されたのには

一同、納得しました。

その他

保育園の栄養士さんからは、

会議の冒頭で

かならず、「この会議の目的は……」

と、座長がご発言されるとのこと。

そのことによって、

会の内容が、
ブレずにゴールに向かうことができる、

というご発言がありました。

ちなみに、参加している栄養士の半数は、

ジャケットで臨んでおられたそう。

影山からは、以下の会議をあげました。

2006年９月からスタートさせた

栄養士ネットワーク≪パルマローザ≫が、

全国各地の栄養士・健康支援者に配布するための

定期機関紙発行に向けての編集会議。

会議室を都内に借りて、

仕事が終わった後の２時間程度、

参加者１０人前後での会議。

ホワイトボードがあり、

そこには

きょうの議題、

（定期機関紙のネーミングについて、

　発行目的、内容、対象者、部数……）

参加者の名前、

開催時間の明示……などが書かれており、

１０年以上前の会議ですが、

「自分たち（栄養士）の可能性を広げてくれる会議」として

強く印象に残っています。

大橋先生は、以前から

「日本人はコミュニケーションが苦手」

という事例の１つに、

以下のお話をよくなさいます。

「パーティーなどに参加するとき、

『元を取ろう！』といわんばかりに

食事の前に立ちはだかり、

お皿に山盛りに載せている人をたくさん見かける。

たくさんの食べ物を口にいっぱいほおばることで

人と話す機会を自らが少なくしている……」と。

「パーティーは食事をするところではない。

　人との会話を楽しむところ」と、先生。

そう考えると、先日、鑑賞した映画

「ニューヨーク公共図書館」を思い出します。

108年の伝統があるこの図書館の舞台裏を、

御年89歳のフレデリック・ワイズマン監督が

描いたドキュメンタリー映画。３時間40分。

本来であれば入ることができない

「スタッフ・オンリー」の舞台裏に
カメラが入る……。

何度も繰り返される幹部たちの会議－－

いかに予算を確保するか、

（日本の図書館とは異なり、企業の寄付が

　図書館運営費の半数を占めるため）

企業に納得して予算をもらうために、

どんなイベントを行なうか、

ベストセラーの図書を入れるのか、

それとも、後世に残す本を図書館としては入れるのか、

図書館を住まいとしようとするホームレスの問題、

移民の人たちに対する語学教育はどうするか、

などなど、丁々発止の意見のやりとりが

この映画のいわば「主役」。

延々と続くミーティングが主役の映画を

撮ろうと思った監督もすごいけれど、

こんな地味な映画を観るために入場する日本人観客もすごい。

会議苦手の日本人のはずなのに、

そこそこの観客があったことはうれしい現状。

この映画、途中休憩も入れて３時間40分。

めったに体験できない長尺もの。

でもでも、

「食ジム」は１つのテーマで

まる1日のディスカッション。

その時間７時間（途中ランチタイム含め）。

大橋先生からは

「食ジムだって負けてないんじゃない？」

「しかも、81回も続けているのでは？」

というご指摘！！！

「会議はつまらないもの」

と、多くの日本人は思いがちですが、

わが「食ジム」では、

その都度、選任される座長さんと、

アドバイザーとによって、

軽々と1日かけての話し合いをこなしています。

この形式は「会議」というよりも「ミーティング」

いや、「ワークショップ型」または

「ブレーンストーミング型」ディスカッション？

最後、

「よいミーティング、よい会議にするための条件」として

100個をあげることを目指して、

みなさんからあげていただきました。

以下、大橋先生の補足を含めてご紹介します。

（順不同）

≪主催者≫

・会議の主催者は事前に日時や所要時間、

　議題などを、見落としのない方法で告知する。

・会場は、参加人員に沿った広さと明るさを。

　広すぎる、狭すぎる、外部との境がない、

　などは、議事内容に好ましくない影響がある。

・座席は円卓型または「ロ」の字型に配置し、

　互いの顔が見えるようにする。

・会議は、地位、役職、雇用条件に拘束されない

　自由発言の場とする。
　この場においては資格は平等。
・会議の議長（司会者）は、開会時に
　この会議の目的、議題を提示し、確認する。
・議事録を決めたノートに記録する。

・日時、記入者の氏名をかならず記入する。
・注意すべき発言は板書をする。
（座長や司会者自らが行なうのが理想だが、
作業量が多いときは、板書係が担当する。

　板書係は速記力、要約力を要する。

　それなりのキャリアが必要。
　（新人さんにはムリかも）)

・開会、閉会の時刻を厳守する。

・閉会時には、議長が会議内容をまとめ、

　全員に正確に伝え、確認を得る。

≪出席者≫

・開始の数分前には着席して開会を待つ。

・身だしなみを整えて参加する。

　履物などもだらしなく履かない。

　足の組み方などにも注意する。

・最小限の飲料以外、原則として持ち込み禁止。

　ガムも避けたい。

・スマホの持ち込みも原則不可。

・参加者は表情でも参加する。無表情、

　伏し目がち、眠そうなどは厳禁。

　反対に、人の発言に反応し過ぎない。

・書類を読み続ける、記録を書き続ける、

　髪をいじり続ける、どこかを掻く、咳をし続ける

　鼻をかむなど、
　会議への参加度を疑われるような行為は避ける。

・発言は挙手をして、
　議長または司会者の許可を得て

　発言する。全員に聞こえる声量で。

　近い人にだけ聞こえる話し方は避ける。

・セクショナリズムに陥らない。

　自分の所属するセクションの努力や苦労を言い募ったり、

　ほかのセクションの責任を問うなど、

　情緒的な言動は慎む。

・議長に任せきらず、ときには

　「発言していない人の意見を聞きたい」

　「この議題から次に移っては？」

　「このペースで時間内で終われますか」

　などの発言をして進行を促すことも必要。

・決議内容の確認は参加者からも要求する。

・場外乱闘をしない。

（会議の内容に対しての発言は、

　時間内で疑問を伝える）

・終了後、会場の後片づけなどを手伝う。

　（地位に関係なく）

こうした１つ１つの項目を

ディスカッションしたことで

明日の会議がいつもとちがう！

なんてこともあるかもしれません。

「会議名人」は、

大きな社会貢献、環境改善ではないか……

そんなことを考えた「食ジム」でした。